Baja de inventarios sin evidencia física: lo que aclaró el CTCP en 2026 y cómo registrarlo correctamente

El problema: activos en libros que ya no existen

Muchas empresas acumulan, con el paso del tiempo, inventarios registrados contablemente que ya no están en bodega: mercancía robada, destruida, perdida, incautada o simplemente extraviada sin soporte. Mientras ese registro permanezca en los libros, los estados financieros presentan activos que no generarán ningún beneficio económico futuro, lo que distorsiona el patrimonio, el resultado y la toma de decisiones.

En 2026, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) abordó precisamente esta situación en su Concepto 2026-0055 del 5 de marzo de 2026, donde analizó el caso de una entidad del Grupo 2 que, tras un proceso judicial y la incautación de sus bienes, encontró en su contabilidad activos, principalmente inventarios, cuya existencia no podía verificarse.

Baja en cuentas vs. deterioro: una diferencia que no se puede ignorar

El primer punto que aclaró el CTCP es la distinción entre dos tratamientos que suelen confundirse:

• Deterioro del valor: se aplica cuando el activo existe, pero su valor recuperable es inferior a su valor en libros. En este caso se reconoce una pérdida por deterioro y el activo permanece registrado a su nuevo valor.
• Baja en cuentas: corresponde cuando no existe evidencia física ni documental del activo, o cuando la entidad ha perdido el control sobre él. Aquí el activo se retira completamente de los estados financieros y el efecto se lleva al resultado del periodo.

Tratar como deterioro lo que en realidad es una baja no solo es técnicamente incorrecto: mantiene en el activo un saldo que no debería estar ahí y subestima el gasto o la pérdida real del periodo.

¿Cuándo se debe dar de baja el inventario?

Conforme a la Sección 2 de la NIIF para PYMES, adoptada en Colombia mediante la Ley 1314 de 2009 y el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, un activo es un recurso controlado por la entidad del que se esperan beneficios económicos futuros. Cuando alguno de estos tres elementos falla, el activo ya no cumple los criterios de reconocimiento:

1. No existe evidencia física del bien.
2. La entidad no puede demostrar control sobre él.
3. No es posible esperar ningún beneficio económico futuro.

En la práctica, esto incluye situaciones como mermas no soportadas, averías que inutilizan completamente la mercancía, robos confirmados, destrucciones por desastres o incautaciones judiciales.

Cómo registrarlo: el paso a paso contable

Paso 1. Identificar y documentar. Levante un acta de baja firmada por quien tenga la autoridad en la empresa (gerente, junta de socios o equivalente). Incluya la descripción del bien, la cantidad, el valor en libros y la causa de la baja. Sin soporte, la baja puede ser cuestionada tanto contable como fiscalmente.

Paso 2. Determinar el valor en libros. Revise el costo histórico registrado y, si aplica, cualquier ajuste por deterioro previo que ya se hubiera reconocido.

Paso 3. Registrar el asiento. Debite la cuenta de gasto o pérdida por baja de activos (o la cuenta de resultado que corresponda según su plan de cuentas) y acredite la cuenta del inventario respectivo. Si hay algún valor de salvamento (venta de chatarra, por ejemplo), se registra primero el ingreso por ese importe y luego se realiza la baja por la diferencia.

Paso 4. Revelar en notas. La Sección 13 de la NIIF para PYMES exige revelar las pérdidas reconocidas en inventarios durante el periodo, incluyendo las bajas por este tipo de situaciones. No omita esta revelación: los usuarios de los estados financieros necesitan entender qué originó el gasto.

Lo que debe revisar en su empresa ahora

Antes de cerrar el siguiente periodo contable, conviene que su equipo responda estas preguntas:

• ¿Hay partidas de inventario sin movimiento por más de seis o doce meses que no han sido verificadas físicamente?
• ¿Existen diferencias entre el inventario físico y el contable que se han venido arrastrando sin registro?
• ¿Se han registrado mermas o averías como deterioro cuando en realidad el bien ya no existe?

Si la respuesta a alguna de estas preguntas es afirmativa, es el momento de ordenar la información, practicar un conteo físico, documentar las bajas y llevar los registros a la realidad económica de la empresa. Mantener activos fantasmas en los libros no solo distorsiona los estados financieros: puede generar contingencias ante la DIAN, ante la revisoría fiscal o ante cualquier proceso de auditoría.

En Gestriau acompañamos a nuestros clientes en la revisión y depuración del inventario contable, el registro correcto de bajas y la elaboración de las notas a los estados financieros que exige la norma. Escríbanos si quiere revisar cómo está manejando este tema en su empresa.